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Trotz steigender Technik- und Medienkompetenz der Mitarbeiter gilt: Weniger ist mehr. Immer neue Software-Lösungen und IT-Systeme führen dazu, dass das Management guter Kundenbeziehungen im Unternehmen Zeit kostet. Es gilt das Prinzip integrierter, ganzheitlicher Lösungen und ein wichtiger Schritt dorthin ist Microsoft Dynamics und Outlook miteinander statt isoliert nebeneinander einzusetzen.

Alle CRM-Systeme haben eine Anbindung an Outlook. Da beide Lösungen aus dem Haus Microsoft stammen, ist eine problemlose und vielfältige Synchronisation beider Systeme nicht nur möglich, sondern bietet großes Potential für bessere Arbeitsergebnisse. Die Outlook-Synchronisation funktioniert mit allen Datensätzen, egal ob E-Mails, Termine, Kontaktdaten oder Aufgaben. Änderungen in einem System führen automatisch zu entsprechenden Anpassungen im jeweils anderen System. Mehrfachkopieren immer gleicher Daten entfällt, so dass Zeitaufwand und Fehlerrate minimiert werden.

Auf Basis einer einfachen Konfiguration, kann CRM aus Outlook heraus über eine CRM-Symbolleiste angesteuert werden, in der viele Funktionen schnell ausführbar sind. Dazu gehören das Erstellen neuer Aktivitäten und Datensätze (z.B. in dem E-Mails in das CRM-System „upgegradet“ werden können) sowie eine Suchfunktion, mit der von Outlook heraus im CRM-System im bekannten Microsoft-Design gesucht werden kann. Dazu können über die Outlook-Standardsymbolleiste persönliche Optionen und weitere Features angesteuert und genutzt werden. Ein alltägliches Beispiel dafür, wie Outlook mit Hilfe von CRM und dessen Verknüpfung mit dem Mailprogramm von Windows Abläufe vereinfachen kann, ist der Serienbrief: Als Sinnbild für automatisierte Systemaufträge ist es möglich, dass mittels der persönlichen Optionen CRM im Namen von Outlook E-Mails versenden kann. Die vielen oft ausschließlich mailbasierten Kundenbeziehungen erfahren durch das Zusammenspiel beider Systeme einen deutliche Effizienzsteigerung.

Das Besondere ist auch: Wenn man aus dem CRM heraus oder aus Outlook auf CRM-Datensätze auf Adressen, Kontakte oder sonstige Datensätze zurück greift, werden Änderungen unmittelbar synchronisiert. Das bedeutet, dass sich jeder Mitarbeiter sofort auf jederzeit aktualisierte Datensätze verlassen kann. Besonders für die zahlenmäßig noch größere Menge an Outlook-Usern bedeutet die Integration von Outlook- in CRM-Workflows eine spürbare Prozessoptimierung. Alle CRM-Systeme nutzen ein Adress-management, um Firmen- und Personaldaten zu verwalten. Besonders Mitarbeiter aus Marketing, PR oder Vertrieb, die oft in Form von Kampagnen Kundenbeziehungen pflegen müssen, ergibt sich daraus die Möglichkeit, eine gezieltere Ansprache zu verwirklichen. Im Outlook ist das in der Art nicht möglich, nicht nur was die Umsetzung angeht, sondern auch im Hinblick auf die viel aufwendigere Datenpflege.

Darüber hinaus machen Abläufe rund um Kundenbeziehungen keinen Halt vor Firmengrenzen oder verbleiben innerhalb fester IT-Strukturen. Besonders die Anzahl mobiler Mitarbeiter bzw. der steigende Anteil an Arbeiten, die Mitarbeiter ausser Haus erledigen wollen und müssen, führen dazu, dass die Nutzung von Smartphones als Arbeitsgeräte rasant zugenommen hat. Besonders im Bereich des Kundenmanagements hat das große Relevanz: Die mobile Bedienbarkeit von Outlook und CRM, auch im Zusammenspiel, stellt ein wichtiges Instrument dar, um Termine, Kontakte, Kalender, Wiedervorlagen und Aufgaben stets up-to-date zu halten und das von jedem Ort aus.

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